Hur kan Hammarö kommun tillgängliggöra information till invånarna på ett individanpassat och effektivt sätt? Nu söker vi bolag som vill vara med och bidra till en innovativ digital lösning som bidrar till effektiv kommunikation mellan kommun och invånare i Hammarö.
"Medborgarportalen" är en upphandling av Hammarö kommun. Hammarö kommun avser att upphandla utveckling av en digital tjänst som underlättar för kommunen att tillgängliggöra information till invånarna på ett individanpassat och effektivt sätt.
Våra kommuninvånare kommer i kontakt med en mängd olika kommunala verksamheter i olika sammanhang. Det kan handla om allt ifrån barnomsorg, äldreomsorg och kommunala musikskolan till snöröjning eller sophämtning.
Det kan idag vara svårt för invånarna att tillgängliggöra sig kommunal information på ett effektivt sätt. Exempelvis angående de kommunala tjänster invånaren nyttjar, information om övriga tjänster, eller information om kommunens verksamhet i stort. Kommunen har ett kontaktcenter som är öppet på vardagar, som finns tillgängliga för att svara på frågor, och som ett komplement vill vi även utveckla en digital medborgarportal.
Vårt mål är att uppnå en digital, effektiv kommunikation mellan kommun och invånare, baserat på personlig information, och historik från exempelvis tidigare besökta sidor på kommunens webbplats. Vi ser att teknologi som möjliggör att tillgängliggöra information beroende på användarens personliga preferenser inte är något nytt i sig, men den används inte på kommunala hemsidor. Vi vill upphandla ett utvecklingsarbete, där en lösning, anpassad efter våra behov, samskapas tillsammans med en eller flera leverantörer.
Hammarö kommun vill skapa en digital medborgarportal som gör det lätt att hitta rätt bland kommunens information och tjänster, hitta personlig information samt utföra sina ärenden.
Hammarös webbplats behöver täcka behovet för samtliga kommunala verksamheter, vilket kan göra informationsmassan svårtillgänglig. Målbilden är därför att skapa en tjänst som bättre tillgodoser individens behov, baserat på personlig information, och historik från tidigare besökta sidor på kommunens webbplats.
Kommunens invånare kommer i kontakt med en mängd olika kommunala verksamheter i olika sammanhang. Det kan handla om allt ifrån barnomsorg, äldreomsorg och kommunala musikskolan till snöröjning eller sophämtning.
Kommunen har ett kontaktcenter som är öppet på vardagar, som finns tillgängliga för att svara på frågor, och som ett komplement vill man nu även utveckla en digital medborgarportal.
Vår utmaning är: Hur kan vi, med hjälp av ett digitalt skalbart verktyg, erbjuda invånarna en mer personlig och effektiv kommunikation med Hammarö kommun?
Tjänsten ska vara tillgänglig för den enskilde invånaren så att den, oavsett livssituation, har åtkomst till viktig och personlig information.
Den lösning som det gemensamma utvecklingsprojektet syftar till att ta fram ska bla uppfylla följande syfte:
Kommunens målsättning är att köpa ett utvecklingsarbete som ska bedrivas i enlighet med upphandlingsdokumenten och som leder till en lösning med god kvalitet på ett optimalt och kostnadseffektivt sätt. Lösningen bör även ha potential att säljas till andra beställare.
Avtal planeras tecknas med flera leverantörer i urvalsprocesser med olika faser enligt upphandlingsdokumenten.
Utvecklingsarbete ska leda till en digital tjänst som underlättar för hur kommunen kan tillgängliggöra information till invånarna på ett individanpassat och effektivt sätt och som:
Målet är att uppnå en digital, effektiv kommunikation mellan kommun och invånare, baserat på personlig information, och historik från exempelvis tidigare besökta sidor på kommunens webbplats. Teknologi som möjliggör att tillgängliggöra information beroende på användarens personliga preferenser är inte något nytt i sig, men den används inte på kommunala hemsidor.
Utvecklingsarbetet kommer, innan en potentiell lösning kan färdigställas, att innehålla två olika specifika faser:
De leverantörer som tilldelas kontrakt, i enlighet med upphandlingsdokumenten, går vidare till första fasen, prototypfasen.
Under den första fasen; i prototypfasen sker samarbete mellan flera leverantörer på marknaden tillsammans med kommunen.
I sista fasen, utvecklingsfasen är inriktningen att etablera samarbete med en slutlig samarbetspart/leverantör enlig metodiken i efterfrågeacceleratorn; efterfrågeaccelerationsmetodik
Kommunen beslutar självständigt om och vilka leverantörer i projektet som ska gå vidare till nästa fas. Detta kan ses som optioner som kommunen kan utlösa efter att upphandlingen är slutförd.
Beslutet om att gå vidare från prototypfas till utvecklingsfas eller inte, kommer baseras på kommunens bedömning. Denna bedömning görs baserat på; lösningens värde/möjlighet att skapa effekt samt leverantörens förmåga att vidareutveckla och skala lösningen på marknaden.
Leverantörens arbete under de olika faserna ersätts med fasta belopp i enlighet med vad som anges i Utkast till utvecklingsavtal.
För Hammarö kommun är det centralt att den framtagna lösningen blir ekonomiskt hållbar över tid. Processen syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för utvecklingsarbetet att leda till kommersiellt skalbara lösningar, bland annat genom att intressera och involvera fler kommuner i utvecklingsarbetet.
I första anbudsprövningen ska leverantören bland annat inkomma med en film. Den behöver ej vara proffskvalitet, en inspelning med mobiltelefon är tillräckligt.
Innehållet ska fokusera på frågeställningar nedan, och vara maximalt 10 minuter långt. Lösning i nedanstående text hänvisar till efterfrågad digital lösning för Medborgarportal.
I nästa skede kommer även en fördjupad utvärdering ske, som bland annat visar leverantörens vision, strategi och mål för att delta i utvecklingsarbetet och hur leverantören önskar tillgängliggöra en lösning som löser det efterfrågade behovet.
Sista anbudsdag är 11 april 2024.
Samtliga frågor hänvisas till e-Avrop.
eAvrop upphandling medborgarportal Hammarö
Här hittar du länk till det kompletta underlaget:
eAvrop upphandling medborgarportal Hammarö
Parterna förbinder sig, utan begränsning i tiden, att inte för utomstående avslöja någon information som en part mottagit från den andra parten och som är av sådan art att den är att betrakta som den andra partens affärshemlighet. Utföraren är dock införstådd med och accepterar att Kommunens åtagande enligt detta avsnitt är begränsat till svensk lags (och i synnerhet offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)) möjligheter att hemlighålla information. Om Kommunen lämnar ut information med stöd av föregående mening ska dock leverantören, i den mån det är möjligt med beaktande av bland annat de tidsfrister som följer av gällande svensk lag, samråda med utföraren rörande utlämnande av information. Oaktat det föregående har part rätt att lämna ut sådan information som anges ovan till tredje part i den mån det skäligen krävs för parts fullgörande av sina åtaganden enligt avtalet.
Den totala ersättningen för leverantörens arbete under prototypfasen ersätts med 30.000 kr i fast arvode. Ingen ytterligare ersättning utgår till leverantören för arbetet under denna fas.