Anbudet ska lämnas elektroniskt i kommunens upphandlingsverktyg. Hammarö kommun använder e-Avrop och du kan kostnadsfritt skapa ett leverantörskonto. Länk till annan webbplats.

Följ instruktionerna som anges i upphandlingsdokumenten, det som också kallas förfrågningsunderlag. Upphandlingsdokument innehåller oftast:

• Information om upphandlingen, "formkrav".
• En kravlista med så kallade "ska-krav" som måste uppfyllas
• Ett förslag på avtal, kalls ibland för "kommersiella villkor"
• En utvärdering. Här framkommer det hur kommunen väger pris mot kvalitet.
• Andra bilagor som kan vara intressenta för dig som anbudslämnare.

Säkerställ att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som anges i upphandlingsdokumenten.

Svara på det som efterfrågas. Svara på alla frågor, även de som är självklara för dig. Vi kan endast ta hänsyn till de svar och handlingar som lämnas i anbudet.

Exempel: Det är vanligt att vi frågar efter ett bevis på ledningssystem med en punktlista på vad som minst ska finnas med. En leverantör skickar då in sin egen kvalitetsmanual. Det här gör det mycket svårare för upphandlaren att förstå om kravet uppfylls. Bemöt i stället kraven punkt för punkt.

Chanserna att komplettera i efterhand är små. Kontrollera att du har lämnat in beskrivningar och bevisning.

Lämna anbudet i tid. Om anbudet lämnas för sent så kan det inte prövas. Du behöver därför börja arbeta i tid med upphandlingen. Tidsfristen för att ställa frågor är ofta cirka 10 dagar kortare än anbudsfristen. Börjar du för sent finns det risk för att du behöver lämna anbud med frågor du inte fått svar på.

Eftersom kommunen sällan vet exakt hur mycket den kommer att handla under en avtalsperiod upphandlar vi ofta ramavtal.

Ramavtal gör att vi inte förbinder oss vid exakta volymer, men säger att vi avser att handla på ramavtalet. Ett ramavtal är ett avtal som fastställer villkoren för inköp senare.

Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader. Ett ramavtal kan ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer.

Ett ramavtal kan också bestå av flera delområden som kan ingås med olika leverantörer för respektive område. I ett ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda kan tilldelning exempelvis ske via en fastställd rangordning.

Ja, det kan du. Det finns tre olika sätt att göra det på.

• Åberopa andra företags kapacitet.
• Använda underleverantörer för att genomföra avtalet.
• Lämna ett gemensamt anbud med andra leverantörer.

Läs i upphandlingsdokumenten vad som krävs i upphandlingen kring samarbetsformerna och hur du ska ange det i ditt anbud.

En anbudsgivare som inte själv uppfyller alla krav har en långtgående rätt att åberopa annans kapacitet. Det innebär att ta hjälp av annan företagare för att visa att anbudsgivaren är seriös och har tillgång till de resurser som krävs om denne vinner affären.

Kapacitet kan till exempel åberopas för ekonomi: ditt företag omsätter kanske inte tillräckligt mycket enligt kravställning. Men du har ett moderbolag som gör det och är villigt att ställa sig bakom ert anbud. Då kan du ändå uppfylla kravet genom detta åberopande av ekonomisk kapacitet.

Upphandlingsmyndighetens statistik för 2022 Länk till annan webbplats. visar att mikroföretag med upp till 9 anställda stod för 22% av alla kontrakterade anbud. Små företag med upp till 49 anställda stod för 31%. De minsta företagen stod alltså för över hälften av alla kontrakterade anbud.

När kommunen utvärderar anbud så antas det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga på någon av följande grunder:

• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet – kommunen tar hänsyn både till pris och så kallade tilldelningskriterier. Tilldelningskriterier som kan utgöra kvalitet kan vara till exempel genomförandebeskrivning, olika egenskaper hos varan/tjänsten, stödfunktioner med mera.
• Kostnad – kommunen kan bedöma anbudet utifrån kostnadseffektivitet såsom en analys av kostnader under livscykeln för varan eller tjänsten.
• Pris – vinnande anbud är det som uppfyller alla krav och har lägst pris.

När kommunen upphandlar på grunden pris, så innebär det inte att kommunen struntar i kvalitet. Kommunen kan ställa kvalitetskrav istället för att utvärdera kvaliteten och därmed få en kvalitativ vara och tjänst.

Exempel: Kommunen behöver upphandla engångsmuggar och vill utvärdera på grunden pris. Om kommunen skriver: ”Lämna anbud på engångsmuggar”, så kan leverantörerna ange vad som helst och kvaliteten riskerar att utebli till förmån för ett lågt pris. Men om kommunen istället skriver att muggarna ska:

• Vara gjorda av papper.
• Vara FSC-märkta
• Uppfylla Upphandlingsmyndighetens krav på blekningsmetod och plastinnehåll samt vara godkända för livsmedel.
• Rymma 25 centiliter +/- 10 procent
• Ha utfällbara öron
• Ha en papperstjocklek som kan hålla varm vätska minst 2 timmar.

Då kan kommunen vara säker på att få jämförbara varor och att få rätt vara till rätt pris.